وثيقة متطلبات الأعمال BRD

سجل النسخ

١. الملخص التنفيذي

وصف المشروع

نظام داخلي لاستقبال طلبات العملاء ومتابعة حالتها من الاستلام حتى الإغلاق، مع إشعارات وتقارير شهرية للإدارة.

الهدف العام

تقليل العمل اليدوي، تسريع معالجة الطلبات، وتحسين متابعة حالة كل طلب مع تقارير شهرية للإدارة.

المشكلة أو الفرصة

غير متوفر في بيانات المشروع الحالية.

القيمة المتوقعة

يحتاج استكمال من صاحب المصلحة.

٢. التعريفات والمصطلحات

تُدرج في هذا القسم المصطلحات والاختصارات المستخدمة في الوثيقة وتعريفاتها المعتمدة. لم تُوثَّق مصطلحات بعد — يحتاج استكمال من صاحب المصلحة.

٣. خلفية المشروع

سياق المشروع وسبب الحاجة

منصة لإدارة طلبات العملاء واستقبال البيانات عبر القنوات المعتمدة وأتمتة متابعة كل طلب حتى إغلاقه.

الأنظمة أو القنوات المرتبطة

البريد الإلكتروني، الرسائل النصية، وبوابة داخلية للموظفين.

الوضع الحالي والتحديات

غير متوفر في بيانات المشروع الحالية.

٤. أهداف العمل

تقليل العمل اليدوي، تسريع معالجة الطلبات، وتحسين متابعة حالة كل طلب مع تقارير شهرية للإدارة.

بناءً على المتطلبات الموثقة، يغطي المشروع المجالات الوظيفية التالية:

• الطلبات
• الإشعارات
• التقارير
• عام

أهداف تحتاج إلى تأكيد من صاحب المصلحة

صياغة الأهداف الكمية (مؤشرات الأداء، النسب المستهدفة، الأطر الزمنية) يحتاج استكمال من صاحب المصلحة.

٥. نطاق المشروع

داخل النطاق

استقبال الطلبات وتسجيلها، متابعة الحالة، إرسال الإشعارات، البحث والتصفية، وإصدار التقارير الشهرية.

• FR-001 تسجيل طلب عميل جديد
• FR-002 إشعارات تحديث حالة الطلب
• FR-003 تقارير شهرية للإدارة
• FR-004 بحث وتصفية الطلبات
• NFR-001 زمن استجابة شاشات النظام
• CST-001 الاستضافة داخل بيئة الجهة

خارج النطاق

الدفع الإلكتروني، تطبيق الجوال، والتكامل مع أنظمة خارجية في المرحلة الحالية.

وحدات المشروع

٦. أصحاب المصلحة

المستخدمون المستهدفون

موظف خدمة العملاء، مدير خدمة العملاء، فريق التشغيل، الإدارة العليا.

الأدوار التفصيلية والصلاحيات يحتاج استكمال من صاحب المصلحة.

٧. المتطلبات التجارية

٨. الافتراضات

• يُفترض أن تصنيفات الطلبات تُدار من شاشة إعدادات (FR-001)
• يُفترض توفر رقم جوال مؤكد لكل عميل (FR-002)

٩. القيود

حماية بيانات العملاء، والاستضافة داخل البنية المعتمدة لدى الجهة، وعدم إرسال بيانات حساسة عبر قنوات غير معتمدة.

• CST-001 الاستضافة داخل بيئة الجهة — يجب أن يُستضاف النظام داخل البنية التحتية المعتمدة لدى الجهة، ولا يُسمح بنقل بيانات العملاء خارجها.

١٠. المخاطر

• اعتماد محتمل على مزود خارجي للرسائل النصية (FR-002)
• عدم وضوح بعض المتطلبات (بحاجة لمعلومات) قد يؤدي إلى اختلاف في الفهم أثناء التنفيذ.
• غياب معايير قبول لبعض المتطلبات قد يؤثر على الاختبار والاعتماد.

١١. معايير النجاح

المعايير التالية مقترحة من بيانات المتطلبات وتحتاج اعتماد صاحب المصلحة:

• اعتماد ١٠٠٪ من المتطلبات الموثقة (3 من 6 معتمدة حاليًا).
• تغطية كل متطلب بمعايير قبول قابلة للاختبار (2 من 6 مغطاة حاليًا).
• إغلاق جميع الأسئلة المفتوحة مع أصحاب المصلحة قبل بدء التنفيذ (3 أسئلة مفتوحة حاليًا).

١٢. الأسئلة المفتوحة

• ما الصيغة المعتمدة للرقم المرجعي؟ وهل تتضمن سنة الإنشاء؟ (FR-001 — موجه إلى مدير خدمة العملاء)
• ما القنوات المطلوبة للإشعار؟ (رسالة نصية، بريد، إشعار تطبيق) (FR-002 — موجه إلى مدير خدمة العملاء)
• ما الحالات التي تُعد تغييرًا مهمًا يستوجب إشعارًا؟ (FR-002 — موجه إلى فريق التشغيل)

١٣. ضبط التغييرات

تخضع هذه الوثيقة لإجراء ضبط التغييرات: أي تعديل بعد الاعتماد يتطلب طلب تغيير موثق يُقيَّم أثره على النطاق والجدول والتكلفة، ولا يُعتمد إلا بموافقة أصحاب الصلاحية، مع تحديث سجل النسخ ورفع رقم الإصدار.

الموافقات